História administrativa:
O Instituto Butantan, vinculado à Secretaria da Saúde do Estado de São Paulo, foi fundado em 23 de fevereiro de 1901, por meio Decreto Estadual no 878-A. A concepção do Instituto Butantan se deu em 1899, em meio a um processo de reorganização do Serviço Sanitário do Estado de São Paulo, na época comandado por Emílio Ribas. No início, o Instituto era um laboratório dentro do Instituto Bacteriológico de São Paulo.
Somente em 1901 passou a ser uma instituição autônoma, com a denominação de Instituto Serumtherapico do Estado de São Paulo. Sob a direção de Vital Brazil Mineiro da Campanha, designado para esta função por intermédio de Adolpho Lutz, sua atuação inicial foi bastante restrita à produção de soro antipestoso, tendo em vista o surto epidemiológico de peste bubônica na Baixada Santista. Porém, além da produção do soro antipestoso, Vital Brazil desenvolveu pesquisas sobre serpentes e venenos para obtenção de soros antiofídicos, abrindo caminho para o que seria uma das características singulares da instituição ao longo de mais de um século de existência.
Durante esse primeiro período (1901-1927), marcado pela atuação de Vital Brazil à frente da instituição, foram desenvolvidas, ainda, pesquisas nas áreas de Biologia, Bioquímica e Farmacologia, importantes para o preparo das vacinas BCG (de prevenção à tuberculose) e vacinas para prevenção da febre tifóide.
No campo administrativo, foi estabelecido o vínculo entre pesquisa, produção e divulgação cultural, o que consolidou a missão do Instituto frente às demandas da saúde pública. A construção do prédio central, em 1914, possibilitou a ampliação das atividades do Instituto, abrigando laboratórios, museu, biblioteca e a sede administrativa.
Em 1928, Afrânio do Amaral é convidado a assumir a direção da instituição, já sob a denominação de Instituto Butantan, conferida pelo Decreto no 3.876 de 1925. Em sua gestão, foi implementada uma reforma administrativa, concretizada pelo Decreto no 4.891 de 1931, na qual o Instituto foi desanexado da Diretoria Geral do Serviço Sanitário e passou a ser subordinado à Secretaria de Educação e Saúde Pública. Por meio do referido decreto, o Instituto se estabeleceu como um Centro de Medicina Experimental destinado a estudar questões relativas à Patologia Humana, especialmente fenômenos de imunidades, assim como lhe incumbia fiscalizar o comércio de produtos biológicos, instalar e manter postos antiofídicos. Atendendo à demanda das recém-criadas seções, renomados cientistas e intelectuais brasileiros e estrangeiros foram contratados para auxiliar na estruturação das novas áreas de pesquisas.
Após Afrânio do Amaral deixar o cargo de diretor em 1938, foi criado, por meio do Decreto no 9.347, o Serviço de Laboratórios de Saúde Pública do Departamento de Saúde do Estado, composto pelos Institutos Butantan, Pasteur e Bacteriológico. Em 1945, com a inauguração do Hospital Vital Brazil (HVB), especializado em atendimento a pacientes picados por animais peçonhentos, o Butantan se tornou uma instituição única em âmbito nacional e internacional, concluindo, assim, um período de grande atividade científica e de significativo avanço nas áreas da ciência e da medicina sanitária.
Com a chegada de Eduardo Vaz à direção em 1947, os pontos centrais do programa administrativo foram ciência e produção. Eduardo Vaz, proveniente do Instituto Pinheiros, um dos importantes laboratórios privados de produção de imunobiológicos à época, foi escalado pelo governo de Adhemar de Barros com a finalidade de tornar a produção mais econômica e em escala industrial. No mesmo ano, é promulgado o Decreto Lei no 17.339/1947, que
tornou o Instituto diretamente subordinado à recém-criada Secretaria de Estado da Saúde Pública e da Assistência Social.
A partir da década de 1950, após a saída de Eduardo Vaz da diretoria, o Butantan passou por um período de reestruturação e reafirmação de sua vocação original, pautada em pesquisa, produção e ensino. No final da década 1960, o Instituto foi reorganizado administrativamente por meio dos Decretos no 50.404/1968 e 52.214/1969. Os laboratórios de pesquisa e produção foram divididos nas áreas de Biologia, Ciências Fisiológicas e Químicas, Patologia, Veterinária, Microbiologia e Imunologia. A área de extensão cultural foi dividida em seção de museus, seção de biblioteca e divulgação e seção de cursos. Além disso, em meio a intensas discussões sobre ciência e tecnologia ocorridas no país, o Instituto Butantan esteve vinculado a projetos de âmbito nacional, como por exemplo, as campanhas de vacinação contra poliomielite, difteria e varíola, assim como na preparação da vacina contra sarampo, o que lhe conferiu status de renomada escola científica de pesquisas médicas e indústria farmacêutica de porte internacional.
No início da década de 1980, no contexto da redemocratização, algumas mudanças de diretrizes foram marcantes para o Instituto Butantan. Durante a administração de Willy Beçak (1983-1991), a política institucional foi redirecionada para a produção de soros e vacinas, iniciando-se, dessa maneira, um processo de modernização. Nesse período, foram lançados o Programa de Apoio ao Desenvolvimento Científico e Tecnológico (PADCT) e o Programa de Autossuficiência Nacional em Imunobiológicos (PASNI), dos quais emanaram recursos para implementação de projetos de reestruturação, capacitação, padronização de procedimentos e adequação às Boas Práticas de Fabricação (BPF), viabilizando a fabricação de novas vacinas, tais como as bacterianas e a de raiva para uso humano. A renovação interna culminou com a criação da Fundação Butantan em 1989, com a finalidade de agilizar e flexibilizar os processos de contratação de pessoal especializado.
Como resultado desse processo, já na gestão de Isaias Raw, em 1991, foi promulgado o Decreto Estadual n°33.116, que reorganizou o Instituto Butantan e consolidou suas finalidades básicas em pesquisa na área da saúde, produção de soros, vacinas e difusão cultural. Nos dez anos seguintes, o Instituto ampliou suas atribuições no âmbito das atividades culturais e educacionais, consolidando a Divisão de Desenvolvimento Cultural com o Decreto Estadual n° 55.315 de 05 de janeiro de 2010 e com a nova denominação de Centro de Desenvolvimento Cultural. Foram criadas novas áreas, como o Núcleo de Difusão do Conhecimento e o Núcleo de Documentação, este tendo como atribuição a preservação do acervo arquivístico permanente da instituição. Por este decreto também foi transferido para o Instituto Butantan o Museu de Saúde Pública Emílio Ribas.
Com os avanços nas áreas tecnológicas e científicas da instituição, os laboratórios e setores foram se aperfeiçoando e novas áreas foram criadas para acompanhar as pesquisas e produções de imunobiológicos. Torna-se necessária a reformulação do organograma institucional, realizada em 2019 por meio do Decreto n° 64.518, que reorganizou o Instituto Butantan, ampliando assim suas finalidades de atuação no âmbito da saúde, ciência e tecnologia no Estado de São Paulo. No Centro de Desenvolvimento Cultural, é criado o Centro de Memória que a passa a desenvolver as atividades dos antigos Núcleo de Documentação e Laboratório Especial de História da Ciência. História arquivística:
No final dos anos de 1970, foi desenvolvido um projeto para criação de um museu histórico no Instituto Butantan nomeado “Grupo de Trabalho para Levantamento de Material de Caráter Histórico para a Futura Instalação do Museu Histórico do Instituto Butantan”. Entre as várias atividades do grupo estava o recolhimento de documentos identificados como sendo de caráter histórico em laboratórios, unidades de pesquisa e produção da instituição, até o ano de 1981. Neste mesmo ano, foi criado outro grupo de trabalho para a avaliação e recolhimento da documentação que ainda estava dispersa na instituição. No entanto, nos anos seguintes essas atividades foram encerradas e a documentação ficou guardada sem receber o tratamento técnico e de preservação adequado. Muitos documentos foram extraviados por conta de mudanças e não havia um responsável pela documentação. Os documentos que serviram de base para a pesquisa na época da criação do Museu Histórico, bem como aqueles julgados como relevantes, permaneceram durante muitos anos em uma mesma sala, sem condições para consulta, sob a guarda do Museu.
Em 2000, um projeto contemplado pela Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP), com a participação do Centro de Desenvolvimento Cultural, possibilitou a parceria com a Empresa Memória e Identidade, que fez um primeiro diagnóstico dessa documentação, identificando algumas tipologias, separando e identificando uma parte dos documentos fotográficos. Em 2007, os documentos passam por uma divisão por gêneros e o acervo audiovisual (com exceção dos VHS) foi transferido para a Cinemateca Brasileira. Neste mesmo ano foi realizado um primeiro projeto de preservação do acervo fotográfico com a identificação, higienização e acondicionamento do acervo. O acervo, até esse momento, possuía fichas de catalogação e alguns recebiam número de tombo, práticas comuns às áreas de Museologia e biblioteconomia.
Após a criação do Núcleo de Documentação, em 2020, o acervo começa a receber um tratamento arquivístico, com o levantamento dos órgãos produtores, datas limites e identificação dos documentos.
Entre os anos de 2013 e 2015, através de um segundo projeto em que participaram o Núcleo de Documentação e a Empresa Terra Verde, a documentação sofreu um novo tratamento de conservação, quando foi higienizada, digitalizada e acondicionada para a posterior construção de um banco de imagens. Apesar disso, alguns documentos fotográficos, que ainda estão sendo identificados e passam por processo de conservação, não foram digitalizados por terem sido recolhidos após o ano de 2015.
Entre os anos de 2014 e 2015 foi realizada a primeira ação na totalidade do acervo com a elaboração do Registro Topográfico, onde os documentos foram mapeados nos seus espaços de guarda, acondicionados e separados, segundo critérios de preservação quando necessário.
Nos anos de 2014 a 2016, os documentos textuais do acervo do Laboratório de Herpetologia, parte integrante do Fundo Instituto Butantan foram identificados e preservados através do projeto aprovado pelo Programa Ibearquivos - ADAI, com o nome de “Preservação da memória científica do Instituto Butantan: organização, preservação e disponibilização do acervo do Laboratório de Herpetologia”.
Em 2018, as cartas e ofícios de 1900 a 1924 do acervo da Diretoria foram contempladas pelo Programa de Ação Cultural da Secretaria de Cultura e Economia Criativa de São Paulo (PROAC), por meio do projeto “Preservação e Difusão das Correspondências do Instituto Butantan”, que tinha por objetivo a organização e conservação destes documentos, compostos por cerca de 20 mil itens documentais. Neste mesmo ano, iniciamos os diagnósticos dos documentos digitais que compunham o Fundo a fim de elaborar nosso plano de preservação digital. Neste processo foram identificados os formatos dos arquivos e seus metadados. Tais documentos já migraram para suportes e formatos atuais estando disponíveis para consulta.
Atualmente, está sendo realizada uma revisão na identificação dos documentos fotográficos, complementando as informações sobre seus conteúdos e contextos de produção, a fim de ampliar o acesso a estes documentos por meio e um repositório digital implementado em 2022, através de um novo projeto contemplado no Edital PROAC.